Migrasi data manajemen hubungan pelanggan (CRM) mungkin terdengar seperti tugas "copy dan paste" yang sederhana. Namun, data yang terduplikat, data yang tidak lengkap, atau file yang tidak dipetakan dengan benar dapat mempersulit masalah.

Ada beberapa cara untuk melakukan migrasi. Pilih metode terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda guna memaksimalkan efisiensi dan menghindari kesalahan umum. Dalam artikel berikut ini, Anda akan mempelajari beberapa cara untuk memindahkan data Anda dengan lancar, mengurangi kesalahan, dan menyiapkan tim Anda untuk meraih performa yang lebih baik untuk bisnis Anda.

Memilih metode migrasi data yang tepat dapat memastikan catatan yang rapi, terpusat, dan terkini dari bisnis Anda. Memindahkan semua data pelanggan ke dalam satu software berbasis CRM dapat menghilangkan silo dan meningkatkan akurasi, memberikan akses waktu nyata pada informasi penting yang sama kepada berbagai divisi dalam bisnis Anda.

Menjaga data agar tetap teratur dan senantiasa ter-update memungkinkan tim Anda untuk menutup transaksi dengan lebih efisien, membangun hubungan pelanggan yang lebih kuat, dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Berikut beberapa cara pemindahan atau migrasi data ke dalam software CRM dan bagaimana Anda dapat menggunakannya secara lebih efektif.

Migrasi Data dari Spreadsheets ke Dalam Software CRM

Jika saat ini Anda menggunakan spreadsheet (seperti Microsoft Excel atau Google Sheets) untuk mengelola data penjualan, Anda dapat mengunggah data ke dalam software CRM yang lebih komprehensif. Anda juga dapat menggunakan metode ini jika Anda telah mengekspor data dari software CRM lama ke dalam bentuk spreadsheet.

Migrasi data dengan format spreadsheet merupakan salah satu solusi yang mudah dan hemat biaya untuk perusahaan startup atau tim bisnis yang berskala kecil yang tidak memiliki akses pada alat migrasi tingkat lanjut.

Menggunakan spreadsheet juga memberi Anda kendali penuh atas struktur data Anda sebelum melakukan migrasi. Merapikan data dan mengaturnya agar sesuai dengan sistem baru dapat memastikan transisi yang lebih lancar dan pemetaan data yang lebih akurat (misalnya, mencocokkan bidang dalam kedua basis data).

Migrasi Data Dengan Penggunaan Alat Pihak Ketiga & Pemetaan Data ke Dalam Software CRM

Aplikasi pihak ketiga seperti Import2 atau SyncMatters dapat menangani pekerjaan berat, memungkinkan Anda menghubungkan software CRM Anda dan memigrasikan data Anda secara otomatis.

Metode ini senantiasa ideal untuk bisnis dengan kumpulan data sedang hingga besar yang menginginkan migrasi secara cepat. Metode ini sangat berguna bagi Anda yang mencari pendekatan yang lebih lepas tangan sambil memastikan bahwa data yang dipindahkan dapat  dipetakan secara akurat.

Penggunaan alat bantu dari pihak ketiga sering kali menyertakan fitur pengujian untuk memastikan transisi yang lebih lancar. Melihat preview dari migrasi data dan memecahkan masalah apa pun mengurangi risiko kehilangan atau ketidakselarasan data.

Migrasi Data Dengan Penggunaan Koneksi API 

Jika tim Anda memiliki keahlian teknis yang tepat, Anda dapat menggunakan API (antarmuka pemrograman aplikasi) untuk membuat solusi migrasi data secara khusus bagi bisnis Anda. API memungkinkan Anda mentransfer data secara langsung dari software CRM, spreadsheet, atau sumber lain saat ini dengan menulis kode untuk berkomunikasi antar sistem.

Metode ini ideal untuk bisnis yang mengenal teknologi atau developer dengan persyaratan unik yang tidak dapat dipenuhi oleh alat yang tersedia. Metode ini sangat penting digunakan untuk kumpulan data yang kompleks atau saat mengintegrasikan beberapa sistem.

Meskipun penggunaan API membutuhkan lebih banyak waktu dan keahlian, keuntungan terbesarnya adalah fleksibilitas. Anda dapat mengontrol aliran data, menerapkan transformasi khusus, dan mengotomatiskan proses tertentu (misalnya, membuat kampanye pemasaran otomatis berdasarkan penilaian prospek).

Migrasi Data Dengan Layanan  Migrasi dari Pihak Ketiga 

Layanan migrasi dapat mengambil alih seluruh proses jika Anda memerlukan solusi yang dikelola sepenuhnya. Penyedia layanan ini bekerja sama dengan tim Anda untuk merencanakan dan menangani segala hal mulai dari strategi hingga implementasi. 

Metode ini senantiasa ideal digunakan untuk bisnis dengan skala yang lebih besar atau memiliki kumpulan data yang sangat sensitif. Metode ini bermanfaat ketika Anda memerlukan strategi migrasi yang disesuaikan atau pembersihan data yang menyeluruh.

Dengan bermitra dengan para ahli, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan, meminimalkan waktu henti, dan membebaskan tim Anda untuk berfokus pada prioritas lain. Banyak layanan juga mencakup dukungan berkelanjutan untuk transisi yang lancar dan proses pasca migrasi.

Migrasi Data Secara Manual ke Dalam Software CRM

Jika Anda lebih menyukai pendekatan langsung, migrasi data manual melibatkan memasukkan informasi ke dalam sistem baru, catatan demi catatan. Misalnya, Anda akan mengisi semua bidang yang diperlukan untuk setiap pelanggan atau prospek.

Metode ini ideal untuk tim yang berjalan secara mandiri dan bisnis dengan kumpulan data yang kecil. Meskipun memakan waktu, metode ini menawarkan tingkat kontrol dan presisi yang lebih tinggi (misalnya, jika Anda ingin menghilangkan data tertentu dari sistem lama atau mengupdate diri Anda tentang data yang ada di dalam sistem terkait).

Pemindahan data secara manual memungkinkan Anda meninjau setiap catatan dengan lebih akurat selama proses, memastikan hanya informasi yang rapi dan terkini yang masuk ke dalam sistem baru berbasis CRM dari bisnis Anda.

Berikut beberapa informasi tentang bagaimana Anda dan tim dapat memindahkan atau melakukan migrasi data berbasis CRM secara lebih aman yang sekiranya dapat dipertimbangkan dalam mencapai performa yang lebih maksimal bagi bisnis Anda.

Untuk peningkatan yang besar, Anda dapat menggunakan layanan dari SOLUX.id untuk aplikasi sales lapangan yang sekiranya dapat digunakan untuk bisnis Anda. Aplikasi sales lapangan berbasis seluler dari SOLUX dirancang untuk mengintegrasikan semua fitur yang diperlukan untuk menjadi lebih unggul di lapangan.

Untuk Anda yang saat ini membutuhkan aplikasi sales lapangan,  CRM Sales App , aplikasi untuk sales performance automation software, sales productivity tools, aplikasi sales berbasis CRM atau mencari informasi tentang dunia SaaS dan CRM,  SOLUX dapat membantu Anda, klik disini untuk informasi lebih lanjut.