Mengintegrasikan kemampuan pembuatan faktur atau invoice ke dalam software manajemen hubungan pelanggan (CRM) tentunya akan memperlancar operasi bisnis Anda.

Memilih software CRM yang tepat dengan pembuatan invoice yang terintegrasi memastikan proses yang lancar dan efisien untuk mengelola interaksi pelanggan, transaksi penjualan, dan catatan keuangan. Hal ini membantu Anda menciptakan alur kerja yang lebih efisien dan memperoleh insight yang bernilai untuk pertumbuhan bisnis.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan, menggarisbawahi fitur yang sekiranya perlu dimiliki, dan sebagainya.

Yang Dimaksud Dengan Faktur / Invoice Berbasis CRM

Faktur atau invoice berbasis CRM merupakan tagihan yang dibuat dan dikelola menggunakan software Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM). Sistem berbasis CRM merupakan software yang membantu bisnis dalam melacak pelanggan, penjualan, dan interaksi.

Integrasi dari faktur atau invoice membuat Anda dan tim untuk dapat menggunakan data dan insight terkait pelanggan yang tersimpan dalam sistem CRM untuk membuat faktur yang akurat dan dipersonalisasi khusus untuk tiap pelanggan.

Menggabungkan informasi pelanggan dan transaksi keuangan dalam satu platform memungkinkan Anda melacak penjualan, mengelola interaksi pelanggan, dan membuat faktur dalam satu tempat, sehingga Anda dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dari tim pada bisnis Anda.

Mengapa Anda Memerlukan Fungsionalitas Invoice Dalam CRM

Fungsionalitas faktur atau invoice berbasis CRM memiliki banyak manfaat. Berikut beberapa manfaat yang sekiranya dapat dipertimbangkan :

Alur Kerja Penjualan - Penjualan Yang Lebih Lancar 

Mengintegrasikan fungsionalitas dari invoice atau faktur dapat membantu menciptakan proses yang lancar dan tanpa gangguan dari penjualan awal hingga pembayaran akhir.

Tim sales Anda juga dapat membuat faktur langsung dari transaksi yang telah ditutup, sehingga tidak perlu lagi berpindah-pindah dalam memasukkannya pada sistem. Pengaturan yang lancar membantu penjualan dan keuangan bekerja sama dengan lebih baik.

Jika semuanya terhubung, akan lebih mudah untuk melacak prosesnya. Tim sales Anda dapat berfokus pada penjualan, karena sudah mengetahui bahwa penagihan akan dilakukan dengan cepat dan benar pada akhir siklus penjualan. Hal ini juga memberikan proses yang lebih lancar, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan Anda.

Meningkatkan Insight Bagi Pelanggan

Mengintegrasikan faktur atau invoice dengan sistem CRM dapat memberikan insight bernilai tentang perilaku dan preferensi dari pelanggan. Data dari faktur atau invoice memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang pola pembelian, riwayat pembayaran, dan kesehatan keuangan dari bisnis Anda secara keseluruhan.

Manajemen Arus Kas Yang Lebih Baik

Software berbasis CRM dengan fitur invoice di dalamnya dapat membantu menjaga arus kas bisnis Anda agar tetap lancar. Fitur ini memberi Anda gambaran yang jelas tentang siapa yang berutang kepada Anda dan kapan jatuh tempo pelanggan akan datang.

Memahami arus kas memungkinkan Anda untuk merencanakan masa depan bisnis dengan lebih baik. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat keputusan tentang investasi atau pengeluaran dan memastikan Anda memiliki dana untuk menutupi biaya operasional yang cukup.

Hal ini juga membantu Anda menemukan masalah lebih awal, seperti pelanggan yang terlambat membayar, sehingga Anda dapat mengambil langkah proaktif untuk menjaga arus kas dari bisnis Anda agar tetap lancar. Implementasi software CRM yang tepat dari fitur ini meningkatkan proses manajemen keuangan Anda.

Peningkatan Efisiensi & Mengurangi Terjadinya Kesalahan

Menyimpan semua data Anda pada satu tempat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. Saat tim sales melakukan penjualan, sistem CRM sudah memiliki semua detail penting seperti informasi pelanggan, detail produk, dan harga dari produk atau layanan bisnis Anda. Anda dapat membuat faktur atau invoice dengan cepat, sering kali hanya dengan beberapa klik saja.

Luangkan waktu untuk memastikan agar tim dan sales Anda mendapatkan pengenalan yang baik tentang software CRM dari bisnis Anda. Orientasi sistem CRM yang efektif dapat memastikan tim Anda untuk sepenuhnya memanfaatkan fitur yang menghemat waktu ini.

Software berbasis CRM juga membantu bisnis Anda untuk tetap terorganisir. Anda dapat dengan mudah menemukan faktur atau invoice yang Anda butuhkan dan melihat statusnya, mengurangi risiko kehilangan jejak pembayaran atau secara tidak sengaja menagih transaksi yang sama dua kali.

Profesionalisme & Konsistensi Brand

Mengintegrasikan invoice ke dalam sistem CRM memungkinkan Anda menampilkan citra brand yang kohesif pada semua titik kontak pelanggan, mulai dari kontak awal hingga pembayaran akhir. Hal ini membangun kepercayaan dan kredibilitas serta memperkuat hubungan dari bisnis Anda dengan pelanggan.

Fitur Utama Dalam Penggunaan Invoice Dengan Software Berbasis CRM 

Identifikasi kendala dan sasaran Anda untuk memutuskan apa yang penting bagi bisnis Anda. Apakah Anda ingin menyederhanakan proses penagihan? Meningkatkan hubungan pelanggan? Memperoleh insight yang lebih baik tentang data penjualan Anda? 

Buat daftar apa yang Anda butuhkan dan prioritaskan setiap fitur, lalu rujuk daftar tersebut saat meneliti pilihan Anda.

Template Invoice Yang Dapat Disesuaikan

Template invoice yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda membuat faktur yang disesuaikan dengan pencitraan brand dan kebutuhan spesifik Anda.

Menggabungkan invoice dalam sistem CRM Anda menghilangkan kebutuhan akan software lainnya yang terpisah, mempertahankan pencitraan brand yang konsisten, dan memastikan setiap invoice berisi informasi yang akurat.

Pembuatan & Pengiriman Invoice Secara Otomatis

Anda perlu menggunakan sistem CRM yang secara otomatis membuat dan mengirimkan invoice kepada pelanggan berdasarkan trigger yang telah ditetapkan sebelumnya seperti penutupan transaksi atau penyelesaian proyek. Manajemen tugas otomatis seperti ini menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, dan mengirimkan faktur sesuai jadwal, sehingga menghasilkan pembayaran yang lebih cepat.

Sistem CRM juga harus menawarkan berbagai cara untuk mengirim invoice, seperti email, lampiran PDF, atau portal klien. Berbagai metode pengiriman memastikan invoice ini sampai ke pelanggan melalui saluran pilihan mereka, sehingga meningkatkan kemungkinan pembayaran yang cepat.

Pelacakan & Pengingat Pembayaran

Anda memerlukan sistem yang memungkinkan Anda melacak pembayaran dan mengirimkan pengingat dengan mudah untuk invoice pelanggan yang belum dibayar.

Pelacakan pembayaran memberi Anda gambaran visual tentang invoice mana yang sudah dibayar, yang masih tertunda, atau yang sudah lewat jatuh tempo secara sekilas. Sistem akan secara otomatis memperbarui data saat pembayaran masuk untuk menjaga keakuratan catatan Anda.

Pengingat memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu dan memberikan tingkat dukungan pelanggan yang lebih tinggi. Pengingat khusus yang dikirim pada waktu tertentu, seperti beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo atau segera setelahnya, membantu mengurangi kemungkinan terjadinya invoice yang belum dibayar.

Berikut beberapa informasi tentang penggunaan faktur atau invoice berbasis CRM yang tepat untuk digunakan ]dalam mencapai performa yang lebih maksimal dalam bisnis Anda.

Untuk Anda yang saat ini membutuhkan layanan Sales Monitoring System , aplikasi untuk sales tracking, pelacakan aktivitas sales, software dan dashboard penjualan, sales productivity tools, aplikasi sales berbasis CRM dan lainnya,  SOLUX dapat membantu Anda, klik disini untuk informasi lebih lanjut.